Wanneer is een teamscan zinvol?
Veel teams doen wat ze moeten doen, maar ze kunnen meer. Wat hen precies tegenhoudt om de potentie volledig te benutten en van de som der delen substantieel meer te maken, is vaak niet duidelijk. Ik ga ervan uit dat de meeste mensen die in teams werken bereid zijn tot samenwerking en die graag willen laten slagen. Toch lukt dat regelmatig niet. Ik spreek leidinggevenden die goed zien wat er misgaat en toch niet de vinger achter het probleem krijgen. Ik spreek leidinggevenden die zich zorgen maken, omdat ze een disbalans in het team zien en (een deel van) de teamleden steeds horen klagen over te hoge werkdruk. Ik spreek ook leidinggevenden die van alles hebben geprobeerd en niet meer weten hoe ze de teamleden in het gareel krijgen. In al die gevallen is een teamscan zinvol.
Het afgelopen jaar heb ik ook vragen gekregen van teams die meer zelfsturend moeten gaan opereren. Bij een aantal teams gaat dat niet vanzelf en kan een teamscan helpen om richting te geven aan het proces naar zelfstandig functioneren.
Op basis van de uitkomst van de scan kunnen interventies worden bepaald. Soms zijn die eenvoudig door de teamleden zelf of door de leidinggevende uit te voeren, soms is een ontwikkeltraject nodig met externe begeleiding.
Vaak wordt door de inidviduele gesprekken die ik voer al een bewustwordingsproces bij de teamleden op gang gebracht. En in een aantal gevallen is dat al voldoende om de leidinggevende en/of het team te helpen een aantal keuzes te maken, die tot een betere samenwerking leiden.
Wat houdt een teamscan in?
Een teamscan bestaat uit een aantal stappen. Allereerst voer ik een gesprek met de leidinggevende van het team en bespreek hoe hij/zij vanuit haar/zijn perspectief aankijkt tegen de prestaties van het team en wat de wens is ten aanzien van de verbetering van die prestatie en de (on)mogelijkheden van het team.
Daarna maak ik een voorstel voor de aanpak van de teamscan. Meestal bestaat de eerste stap uit een individueel gesprek met alle teamleden aan de hand van een aantal vaste vragen. Uitgangspunt bij die gesprekken is, dat de informatie die gedeeld wordt vertrouwelijk is. Ik trek uit de gesprekken algemene conclusies die de grote lijn aangeven. Mocht er informatie zijn, waarvan ik denk dat die wel gedeeld moet worden, dan overleg ik dat met het betreffende teamlid.
Op basis van de algemene conclusies stel ik een advies op en dat vertaal ik desgevraagd in een stappenplan van aanpak.
Dit adviesverslag bespreek ik allereerst met de leidinggevende om opmerkingen en aanvullingen mee te kunnen nemen voor het verslag naar de teamleden gaat. Ook stem ik in dat gesprek af over de eerste vervolgstappen, zodat er voor de teamleden meteen een perspectief voor de teamontwikkeling wordt meegegeven.
De teamleden krijgen het adviesverslag toegestuurd met de uitnodiging voor een overleg met mij, waarbij de inhoud kan worden besproken en de vervolgstappen worden afgestemd. Vervolgens kan op basis van de uitkomst van die sessie een definitief plan van aanpak worden opgesteld. Daarbij kan de leidinggevende ervoor kiezen om die met mij verder vorm te geven, maar dat is niet noodzakelijk of vanzelfsprekend. Het vervolg op de teamscan is dan ook een nieuwe opdracht.
Nog even op een rijtje de stappen waaruit een teamscan bestaat:
- een voorbereidend gesprek met leidinggevende
- een voorstel voor de teamscan, met prijsopgave
- individueel gesprek van een uur met teamleden
- adviesverslag met conclusies en aanbevelingen
- bespreking verslag met leidinggevende
- bijeenkomst met teamleden om verslag en vervolgstappen vast te stellen
Ben je geïnteresseerd geraakt en benieuwd waarom het juist nu een goede tijd is voor een teamscan, lees dan https://metmariekemouwe.nl/actueel/
Of neem contact met me op om te bespreken wat ik voor jouw team kan betekenen!
