Het is verbazingwekkend hoe ogenschijnlijk soepel teams de stap hebben gezet naar het online overleggen. Over het algemeen gaat het verrassend goed en toch krijg ik nu regelmatig de vraag: hoe kunnen we ’t effectiever doen, dat online overleggen? Er treedt na het aanvankelijke enthousiasme een zekere schermvermoeidheid op en de energielekken, met daarbij horende afhakers, worden talrijker. Ik begrijp wel waardoor dat komt.
In de eerste reactie op de lockdown hebben de meeste teams hun overlegvorm 1 op 1 doorvertaalt naar een online variant. De agenda is hetzelfde gebleven en met wat kleine aanpassingen – bijvoorbeeld omdat je niet tegelijkertijd kunt praten – worden de onderwerpen onveranderd online opgepakt. Dat gaat best aardig, maar er mist ook nogal wat. Nu deze vorm van overleggen een meer permanent in plaats van tijdelijk karakter krijgt, vragen steeds meer teams zich af of er geen betere manier is, een die meer verbinding en meer energie oplevert. Het is dus de hoogste tijd om te gaan uitvinden welke vorm ook op de lange termijn bevredigend gaat zijn en een passend antwoord te vinden op de vraag: hoe kunnen we het overleg online zo vormgeven, dat we optimaal gebruik maken van de mogelijkheden en zo bijdragen aan een energieke en effectieve samenwerking?
Het zou aantrekkelijk, maar te makkelijk zijn om hier een pasklaar antwoord op te geven; elk team is immers anders. Daarom heb ik een vorm bedacht waarin een team een op maat gesneden praktisch advies krijgt. Dat werkt zo. Het team neemt, na een korte introductie van het hoe en waarom, een online overleg op en stuurt mij dat toe. Zo kan ik de opbouw, het proces en de interactie in de vergadering bekijken. Alle teamleden vullen na het overleg een reflectiedocument in met 5 vragen, die ingaan op hoeveel energie het overleg gaf of kostte, wat wel/niet werkte en ze geven aan waar ze behoefte aan hebben. Op basis van die input bereid ik een korte workshop voor en maak een folder voor het team. Daarin geef ik naast algemene theorie en tips, specifieke handvatten op diverse onderdelen van het overleg, zoals de check-in, check-out en dynamiek. In een bijeenkomst (live!) van 2 uur, vormt die folder de basis voor een aantal verdiepende en praktische opdrachten. De uitkomst daarvan is een geshapete basisagenda en een leidraad voor vervolg.
Mijn overtuiging is, dat we met de tools voor online vergaderen een mooie uitbreiding hebben op de fysieke bijeenkomsten, mits we van beide vormen de kracht benutten. Juist deze tijd biedt een uitgelezen kans om af te komen van de ‘saaie overleggen’, de niks-zeggende bijeenkomsten en de energievretende monologen van die collega’s die zichzelf zo graag horen praten. In plaats daarvan komen de resultaatgerichte korte online-vergaderingen, die de teamleden op scherp zetten met acties en afspraken en de fysieke bijeenkomsten, waarin de verbinding, verdieping en relatie centraal staan. Door een combinatie van die twee blijft de energie in het team hoog en kan het zijn toegevoegde waarde waarmaken.
De stappen van Overleg in Coronatijd op een rijtje:
- voorbereidend gesprek en uitnodiging naar team
- opname teamoverleg
- teamleden vullen reflectievragen in
- fysieke bijeenkomst van 2 uur met praktische tips in een folder
Zouden jullie je teamoverleg ook graag eens onder de loep leggen, neem dan contact met me op!
